Bước 1: Cá nhân đang giữ bản gốc Bằng “Tổ quốc ghi công” của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, Bằng “Tổ quốc ghi ơn” của Bộ trưởng Bộ Thương binh - Cựu binh, làm đơn đề nghị theo Mẫu số 16 Phụ lục I Nghị định số 131/2021/NĐ-CP kèm theo các giấy tờ quy định tại khoản 2 Điều 23 Nghị định số 131/2021/NĐ-CP gửi Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người hy sinh thường trú trước khi tham gia cách mạng hoặc nhập ngũ. Bước 2: Ủy ban nhân dân cấp xã trong thời hạn 05 ngày làm việc có trách nhiệm xác nhận bản khai, tổng hợp, lập danh sách và tờ trình kèm theo bằng gốc gửi Sở Nội vụ. Trường hợp bằng gốc không thể hiện được thông tin do mờ chữ hoặc bị hư hại, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm niêm yết công khai tại thôn, xã lấy ý kiến nhân dân, thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng của địa phương trong thời gian tối thiểu 40 ngày và lập biên bản kết quả niêm yết công khai. Trong thời gian 12 ngày kể từ ngày có kết quả niêm yết công khai phải tổ chức họp Hội đồng xác nhận người có công cấp xã để xem xét đối với các trường hợp không có ý kiến khiếu nại, tố cáo của nhân dân, lập biên bản họp xét duyệt và có văn bản đề nghị kèm biên bản kết quả niêm yết công khai và biên bản họp xét duyệt của Hội đồng xác nhận người có công cấp xã gửi Sở Nội vụ kèm bằng gốc. Bước 3: Sở Nội vụ trong thời gian 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ giấy tờ phải kiểm tra, rà soát, lập danh sách đối với những trường hợp đủ căn cứ theo Mẫu số 83 Phụ lục I Nghị định số 131/2021/NĐ-CP, có văn bản đề nghị Bộ Nội vụ kèm theo bằng gốc. Trường hợp bằng gốc không thể hiện được thông tin làm căn cứ để cấp đổi do mờ chữ thì Sở Nội vụ có văn bản gửi cơ quan chức năng đề nghị trưng cầu giám định. Trong thời gian 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được kết quả giám định, nếu có đủ căn cứ thì Sở có văn bản đề nghị Bộ Nội vụ kèm theo Bằng gốc và kết quả giám định. Bước 4: Bộ Nội vụ trong thời gian 30 ngày kể từ ngày nhận đủ các giấy tờ, có trách nhiệm kiểm tra, tổng hợp, lập danh sách kèm tờ trình gửi Văn phòng Chính phủ trình Thủ tướng Chính phủ ban hành quyết định cấp đổi Bằng “Tổ quốc ghi công”. Trong thời gian 20 ngày kể từ ngày nhận quyết định cấp đổi bằng có trách nhiệm in, chuyển Văn phòng Chính phủ đóng dấu Bằng “Tổ quốc ghi công”, gửi về Sở Nội vụ Bước 5: Trong thời gian 12 ngày kể từ ngày nhận được Bằng “Tổ quốc ghi công” cấp đổi có trách nhiệm cho số quản lý, lập trích lục hồ sơ liệt sĩ, lưu giữ bằng cũ và các giấy tờ liên quan trong hồ sơ, gửi Bằng “Tổ quốc ghi công” đến người đề nghị.